Meilleures pratiques lors d’une enquête disciplinaire ou administrative

Mener une enquête disciplinaire ou administrative est une tâche délicate qui requiert rigueur et objectivité.

Voici quelques bonnes pratiques pour assurer une enquête efficace et équitable :

1. Suivre les procédures internes : Avant de commencer, assurez-vous de bien connaître les politiques et conventions collectives internes et les processus disciplinaires. Cela garantit que toutes les étapes sont suivies correctement et limite les risques d’erreur.
2. Préparer vos rencontres : Vous devez être prêt avant chaque rencontre. Cela implique de déterminer le lieu (discret) des rencontres, qui y participe, votre objectif et de bien connaître votre dossier. Il est utile de préparer une feuille de notes et de bien disposer la salle de rencontre. Cette préparation est également mentale : vous devrez puiser dans votre courage afin de mener à bien une telle enquête. 
3. Recueillir les faits avec impartialité : Chaque enquête doit se concentrer sur les faits. Il est crucial de maintenir l’impartialité en écoutant toutes les parties concernées et en gardant une trace écrite de chaque échange et preuve. Faire signer les déclarations des témoignages demeure une excellente façon de se prémunir lors d’une éventuelle audition judiciaire.
4. Respecter la confidentialité : Protéger la confidentialité des personnes impliquées est primordial. Assurez-vous que seules les personnes nécessaires sont au courant des détails de l’enquête et faites signer des engagements à la confidentialité à toutes les personnes rencontrées. 
5. Enregistrer vos entretiens : Nous vous recommandons d’informer les personnes rencontrées qu’elles seront enregistrées via dictaphone. Cet enregistrement vous protégera tout en garantissant la qualité de vos notes en vous permettant de vous concentrer sur la personne rencontrée plutôt que sur la qualité de vos notes préliminaires. Si votre rencontre est faite par Teams ou Zoom, vous pouvez également enregistrer les rencontres. 
6. Documenter chaque étape : La transparence est essentielle. Conservez une documentation rigoureuse de chaque étape de l’enquête, y compris les témoignages, les courriels et les décisions prises, notamment qui vous avez décidé de rencontrer au cours du processus. Cela protège à la fois l’organisation et les employés en cas de contestation.
7. Communiquer clairement et sans biais : Il est important de rester professionnel tout au long de l’enquête. Faites preuve de neutralité dans la communication avec les parties impliquées et expliquez les résultats et les décisions de manière transparente.
8. Méfiez-vous de votre première impression : Afin de vous prémunir d’un jugement hâtif, nous vous recommandons de laisser reposer la preuve quelques jours avant de conclure, et ce, afin de la revisiter avec un regard nouveau et souvent moins teinté par les émotions. Vous pouvez également consulter un collègue non impliqué, un avocat ou un consultant en ressources humaines pour vous aider à y voir clair.

En appliquant ces astuces, vous vous assurez que l’enquête est menée de manière juste, respectueuse et conforme à vos obligations légales.

Nous vous recommandons également la lecture de l’article de Vincent Boutin à l’adresse suivante : Le secret d’une rencontre difficile avec un employé difficile : la préparation